La función de Compras se encarga de adquirir todo lo necesario para que el ciclo de fabricación o transformación no se vea forzado a parar o a frenar el ritmo de producción, siempre optimizando los costes de dichas adquisiciones.
Dicho así, parece que sea una tarea sencilla de realizar y hasta rutinaria. No obstante, hay que ser un auténtico profesional para no perder detalle en las gestiones que conlleva.
Toda operación a nivel industrial requiere de suministros para que se lleve a cabo.
Esta área debe estar ligada a otros departamentos de la empresa, como Finanzas o Dirección, para poder tener una trazabilidad de las operaciones llevadas a cabo y entender el flujo de trabajo del proceso de compras.
Compras es un área dentro del Departamento de Cadena de Suministro, donde además se encontraría Planificación de la Producción, Planificación Forecast, Almacén y Transportes.
Nuevo pedido
Para saber qué es lo que hay que comprar, el profesional debe repasar la planificación de las necesidades de material o MRP, esto es, el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales.
Puede que en empresas pequeñas o que no hayan invertido en digitalizar su operativa esto se chequee en una base de datos u hoja de cálculo, aunque en la práctica consta que la mayoría del empresariado tiene implantado software de planificación de recursos empresariales (ERP) o al menos de gestión de almacén (SGA).
Previamente a este chequeo, el Planner de producción habrá creado las órdenes de fabricación oportunas atendiendo a las demandas de los pedidos que van entrando de nuestros clientes, así como el Forecast de grandes cuentas.
Vistas las necesidades de compra, se crean los pedidos atendiendo con especial interés al código de material definido con su descripción, la cantidad, la fecha en que solicitamos la entrega, y el precio de este material.
Para indicar el código de material deberemos de tenerlo creado en nuestra base de datos y/o software, enlazado a una descripción de las características técnicas de éste.
La fecha de entrega la solicitamos en primera instancia siendo realistas en un mínimo de tiempo (por ejemplo no debes pretender lanzar un pedido a Turquía para 10 días vista) que viene especificado en las condiciones del proveedor (al realizar su homologación); y atendiendo el stock de seguridad.
La cantidad a pedir: aquí entra el factor optimización de costes de compra (también son fundamentales los costes de distribución y de almacenaje).
Tendremos en cuenta si tenemos un Stock de Seguridad definido para ese material; si lo tenemos pediremos la cantidad para cubrir el stock negativo, siendo la fecha de entrega ligeramente anterior al tope del stock de seguridad según el consumo medio. Si por el contrario no hay stock de seguridad, pediremos el material para cubrir el stock negativo siendo la fecha de entrega entre una y tres semanas de antelación a la entrada en negativo de nuestro stock, dependiendo de los consumos medios.
Además del SS, tendremos en cuenta si el proveedor nos hace precio escalado o descuentos a partir de una cantidad/peso por pedido. Aquí podemos consolidar la carga con otras factorías o colaboradores, o aumentar la cuantía de stock de seguridad, para tener más margen de cantidad por pedido.
Reducir los costes supone un aumento en la productividad y una mayor rentabilidad de las operaciones. De ahí la importancia de realizar evaluaciones del precio con asiduidad para asegurar recibir los materiales al mejor precio posible.
Y por último también debemos revisar el histórico de pedidos para el material que estemos comprando, así ver cantidades pasadas y proveedores alternativos que hayamos pasado pedidos por si pudiera fallar por alguna razón nuestro proveedor habitual.
Las buenas relaciones con los proveedores propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a nosotros en caso de que los materiales que necesitemos sean de baja producción o de pedido a largo plazo y los necesiten varias empresas. En este punto es imprescindible realizar una buena negociación ya que esto ayudará al mejor funcionamiento de la cadena de suministro y la empresa en general, aumentando la eficiencia.
Para el precio del material, debemos revisar la tarifa actualizada del proveedor en cada ocasión que realicemos compras y asegurar que coincide para evitar malinterpretaciones o retrasos.
Con el pedido cumplimentado y añadiendo nuestras condiciones de compra, lo enviamos al proveedor con petición de confirmación.
José Matías Arenas
Artículo publicado originalmente para la revista impresa CPO Magazine nº13
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