La gestión del stock, clave para una compra eficiente

La función de Compras se encarga de adquirir todo lo necesario para que el ciclo de fabricación o transformación no se vea forzado a parar o a frenar el ritmo de producción, siempre optimizando los costes de dichas adquisiciones.

Dicho así, parece que sea una tarea sencilla de realizar y hasta rutinaria. No obstante, hay que ser un auténtico profesional para no perder detalle en las gestiones que conlleva.

Toda operación a nivel industrial requiere de suministros para que se lleve a cabo.

Esta área debe estar ligada a otros departamentos de la empresa, como Finanzas o Dirección, para poder tener una trazabilidad de las operaciones llevadas a cabo y entender el flujo de trabajo del proceso de compras.

Compras es un área dentro del Departamento de Cadena de Suministro, donde además se encontraría Planificación de la Producción, Planificación Forecast, Almacén y Transportes.

Nuevo pedido

Para saber qué es lo que hay que comprar, el profesional debe repasar la planificación de las necesidades de material o MRP, esto es, el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales.

Puede que en empresas pequeñas o que no hayan invertido en digitalizar su operativa esto se chequee en una base de datos u hoja de cálculo, aunque en la práctica consta que la mayoría del empresariado tiene implantado software de planificación de recursos empresariales (ERP) o al menos de gestión de almacén (SGA).

Previamente a este chequeo, el Planner de producción habrá creado las órdenes de fabricación oportunas atendiendo a las demandas de los pedidos que van entrando de nuestros clientes, así como el Forecast de grandes cuentas.

Vistas las necesidades de compra, se crean los pedidos atendiendo con especial interés al código de material definido con su descripción, la cantidad, la fecha en que solicitamos la entrega, y el precio de este material.

Para indicar el código de material deberemos de tenerlo creado en nuestra base de datos y/o software, enlazado a una descripción de las características técnicas de éste.

La fecha de entrega la solicitamos en primera instancia siendo realistas en un mínimo de tiempo (por ejemplo no debes pretender lanzar un pedido a Turquía para 10 días vista) que viene especificado en las condiciones del proveedor (al realizar su homologación); y atendiendo el stock de seguridad.

La cantidad a pedir: aquí entra el factor optimización de costes de compra (también son fundamentales los costes de distribución y de almacenaje).

Tendremos en cuenta si tenemos un Stock de Seguridad definido para ese material; si lo tenemos pediremos la cantidad para cubrir el stock negativo, siendo la fecha de entrega ligeramente anterior al tope del stock de seguridad según el consumo medio. Si por el contrario no hay stock de seguridad, pediremos el material para cubrir el stock negativo siendo la fecha de entrega entre una y tres semanas de antelación a la entrada en negativo de nuestro stock, dependiendo de los consumos medios.

Además del SS, tendremos en cuenta si el proveedor nos hace precio escalado o descuentos a partir de una cantidad/peso por pedido. Aquí podemos consolidar la carga con otras factorías o colaboradores, o aumentar la cuantía de stock de seguridad, para tener más margen de cantidad por pedido.

Reducir los costes supone un aumento en la productividad y una mayor rentabilidad de las operaciones. De ahí la importancia de realizar evaluaciones del precio con asiduidad para asegurar recibir los materiales al mejor precio posible.

Y por último también debemos revisar el histórico de pedidos para el material que estemos comprando, así ver cantidades pasadas y proveedores alternativos que hayamos pasado pedidos por si pudiera fallar por alguna razón nuestro proveedor habitual.

Las buenas relaciones con los proveedores propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a nosotros en caso de que los materiales que necesitemos sean de baja producción o de pedido a largo plazo y los necesiten varias empresas. En este punto es imprescindible realizar una buena negociación ya que esto ayudará al mejor funcionamiento de la cadena de suministro y la empresa en general, aumentando la eficiencia.

Para el precio del material, debemos revisar la tarifa actualizada del proveedor en cada ocasión que realicemos compras y asegurar que coincide para evitar malinterpretaciones o retrasos.

Con el pedido cumplimentado y añadiendo nuestras condiciones de compra, lo enviamos al proveedor con petición de confirmación.

José Matías Arenas

Artículo publicado originalmente para la revista impresa CPO Magazine nº13

Automatización / Robotización. Sin miedo.

Es necesario renovarse como profesional si queremos seguir trabajando, tanto como empleado, como a nivel de empresa o corporación.

A nivel de empleado, ya hace años que tenemos noticias de que muchas profesiones de hoy en día hace 15 años no existían, y que muchas de las profesiones más demandadas en un futuro próximo aún no se han “inventado”.

Es complicado destacar en cualquier nicho, ya que hay mucha demanda de empleo en muchos sectores, pero hay que formarse e interesarse por seguir la corriente y actualizarse en la medida de lo posible para formar parte del nuevo know-how productivo, o como la llaman, la cuarta revolución industrial.

Es cierto que, por ejemplo, donde hasta ahora se producían 3.000 unidades de X por hora de trabajo efectivo, con trabajo automatizado se puede producir 5.000 unidades; y los empleados que hacen tareas de producción van a reducir el número de esas tareas al automatizarse procesos que venían haciendo de manera manual total o parcialmente. También es una realidad que avanza continuamente, que muchas gestiones administrativas también están automatizándose gracias a software y aplicaciones que permiten intuir y realizar tareas midiendo datos.

A nivel de empresa, primero estuvo la internacionalización, el salir de las fronteras a vender lo que producimos o transformamos. Esta primera apuesta y gran paso en una compañía no conllevaba reducción de personal en plantilla sino todo lo contrario.

Y claro, en un mercado global en el que el producto fabricado o transformado lo pueden adquirir nuestros clientes desde casi cualquier lugar del mundo, escogerán aquel o aquellos proveedores que les puedan aprovisionar el producto pertinente con menor coste y lead time de entrega desde pasar la orden de compra, manteniendo los estándares y certificados de calidad pertinentes. Sin automatizar procesos es más difícil incrementar o incluso sostener la cuota de mercado normal unos años atrás.

La apuesta por la automatización es muy costosa para la empresa, y se realiza tras el estudio de mercado, viendo que es viable a medio / largo plazo por la cuota de mercado que podrá incrementar al producir más y mejorar procesos que con esto van a reducir la merma de producto terminado. A esto se le llama competitividad.

No hay que entender la competitividad como la excusa que pone la empresa para reducir el número de empleados atendiendo la misma cantidad de trabajo y teniendo los mismos o más ingresos; esto es sin duda un enfoque extremo.

Para cualquier empresa privada el objetivo es generar ingresos, pero contando con un equipo de personas (inversión) que van a aunar esfuerzos para conseguir el objetivo de la empresa, ya que de esta manera seguirán ingresando nóminas todos los integrantes de la misma.

Por el otro lado el caso extremo son los “empresaurios”, que cuentan cada empleado y cada inversión como un gasto en vez de un beneficio. De todo tiene que haber…

En síntesis, cualquier tarea monótona es susceptible que sea automatizada, pero no podemos aferrarnos al pensamiento de rabia e impotencia, no ganamos nada de esta manera sino estresarnos y acogernos a algo pasado; al contrario, es un momento para aprovechar, de mejora y de cambio a más y mejor, a futuro.

La siguiente generación no lo tendrá más fácil que nosotros, esto no va a parar.

José Matías Arenas

El día a día del administrativo de logística

El sector de la cadena de suministro está siempre cargado de gestiones que implican a proveedores y/o clientes de manera directa, por no hablar de los diferentes departamentos de tu empresa. El correo y el teléfono es un goteo continuo y al que hay que atender con la máxima claridad y eficiencia. 

Premisas como ...hay que asegurar que llegará esta materia en tal momento para empezar a producir; ...hay que retrasar este pedido por exceso de inventario; ...hay que hacer seguimiento de esta expedición y asegurar la entrega al cliente en tal momento..., son prioritarias para que no pare el ciclo y salgan los KPIs en su mejor versión.

Al mismo tiempo, te puede surgir un imprevisto como que el camión que lleva esta carga ha tenido una avería y no podrá entregar en tal hora; hay una parte del pedido bloqueado en calidad por no pasar el COA y se tiene que retrasar la expedición...  Aquí quiero recalcar, que sé perfectamente que este tipo de imprevistos no los hace nadie voluntariamente, como la propia palabra indica, son incidencias no previstas en las que hay que poner foco en solucionar, y nunca en recriminar ni infravalorar a nuestros contactos. 

El trabajo en equipo es mucho mas que la suma de los componentes del mismo.

Si puedo ayudarte, ¡házmelo saber!

Incoterms

Los Incoterms (International Commerce Terms) o Términos de Comercio Internacional definen las condiciones de entrega y los aspectos contractuales del envío de mercancías a nivel internacional. Indican que parte soporta cada gasto, riesgo y funciones en cada trámite. Constan de 3 letras y en total son 11 contratos, publicados por la Cámara de Comercio Internacional.

La primera emisión de estos téminos fue en 1936. En ellos cabe describir las obligaciones de entrega del vendedor, dividiendo funciones, riesgos y gastos en el contrato internacional de compraventa; y las obligaciones del comprador sobre el lugar de embarque, precisando un punto concreto para no tener costes adicionales.

El riesgo de pérdida o avería de las mercancías y la obligación de los gastos pasa de vendedor a comprador tras la entrega (no debe demorarse esta transferencia, incluso hacerla antes de la entrega, pongamos que no acepta el comprador la entrega u omite instrucciones de manipulación o entrega).

En cuanto a la transmisión de los costes y riesgos, el contrato debe especificar el Incoterm y detallar el punto de entrega. 

A tener en cuenta también que el transportista no interfiere en la elección de los Incoterms.

Estructura de la balanza de pagos

La balanza de pagos aporta información sobre la situación de un país respecto al exterior, lo cual sirve de fundamento de su política económica.

Las partes para interpretar el saldo son: saldo comercial (diferencia entre importaciones y exportaciones); saldo de bienes y servicios (diferencia entre importaciones y exportaciones de las balanzas comerciales y de servicios); y saldo de la cuenta corriente (diferencia entre ingresos y pagos de las balanzas comercial, de servicios, de rentas, y de transferencias.

La estructura de la balanza de pagos se fracciona en cuatro cuentas: Cuenta corriente, de capital, financiera y de errores y omisiones.

La Cuenta corriente registra los cobros y pagos del comercio de bienes y servicios y rentas como beneficios; y los intereses y dividendos de inversiones extranjeras. Se divide en dos secciones, la balanza visible (comercial), y la invisible que se subdivide en balanza de servicios, de rentas, y de transferencias.

La balanza comercial (de bienes/mercancías) es la fuente de información básica para el departamento de Aduanas de la Agencia Tributaria. Es un registro de los pagos y cobros de las importaciones y exportaciones de los bienes tangibles. Si hay más compras que ventas, la diferencia es financiación, de lo contrario, esta diferencia la presta a otros.

• La balanza de servicios registra los ingresos y pagos de compraventa de servicios prestados entre residentes de varios países. Hablaríamos de servicios de turismo, transportes, comunicaciones, seguros...
• La balanza de rentas incluye ingresos (rentas recibidas por poseedores de los factores de producción residentes, invertidos en el extranjero; y los pagos (rentas que entregamos a los no residentes poseedores de los factores de producción invertidos en el país.
• La balanza de transferencias registra las transacciones sin contrapartidas (públicas y privadas) recibidas o pagadas al exterior.

La Cuenta de capital incluye las transferencias de capital, cuya finalidad es la financiación del bien de inversión; y la adquisición de los activos inmateriales no producidos.

La Cuenta financiera registra la variación de los activos y pasivos financieros con el exterior (inversiones directas, encartera, derivados...). Si la cuenta corriente y la cuenta de capital se encuentran con déficit, la cuenta financiera tendrá superávit.

La Cuenta de errores y omisiones está para ajustar la discrepancia estadística de las cuentas de la balanza de pagos.

Lean Manufactoring

El modelo de gestión Lean (o Lean Manufactoring), esta cada día mas inculcado en las empresas donde se fabrican productos. Mediante este método se implanta una filosofía de mejora contínua dentro de la corporación. Los principios del Lean son: 1- Definir el valor de cada producto desde el punto de vista del cliente final. 2- Analizar la "cadena" de valor, es decir, desde una recepción de un pedido hasta la entrega al cliente final, ¿que es lo que tiene en cada paso valor añadido para el cliente? ¿Puedo eliminar o reducir actividades sin valor agregado? 3- Hacer que el producto fluya (Flow), alineando todos los procesos de la "cadena" que crean valor y que se puedan realizar en una secuencia rápida. 4- Tirar del producto a través de la cadena de valor, o lo que es lo mismo, que sea el cliente el que tire del suministro, ajustando tiempos de ejecución y correctas especificaciones de valor a cada paso, tanto a corto como a largo plazo. 5- "Visualizar la perfección", con unos ideales de producción y un valor para el cliente ya prefijados, y así ver donde hay despilfarros y erradicarlos, como detectar incidencias y resolverlas. Lo que no se mide, no se controla. O como decía un spot: la potencia sin control, no sirve de nada.

Las 5 S, metodología japonesa

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan,tales como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:

· Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.
· Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.
· Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.
· Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete
· Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo
· Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S
· Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total
· Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada ‘S’ tiene un objetivo particular:

 Por otra parte, la metodología pretende:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
• Reducir gastos de tiempo y energía.
• Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
• Mejorar la calidad de la producción.
• Seguridad en el trabajo.

Aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una formación compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada.

Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

Las 5S, se implementan de forma paulatina y solo una a la vez, luego de haber implementado con exito una de ellas se continua con la siguiente hasta alcanzarlas a todas.

La implementación de cada una de las 5S se lleva a cabo siguiendo cuatro pasos:

• Preparación: formación respecto a la metodología y planificación de actividades.
• Acción: búsqueda e identificación, según la etapa, de elementos innecesarios, desordenados (necesidades de identificación y ubicación), suciedad, etc.
• Análisis y decisión en equipo de las propuestas de mejora que a continuación se ejecutan.
• Documentación de conclusiones establecidas en los pasos anteriores.

El resultado se mide tanto en productividad como en satisfacción del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo. La aplicación de esta técnica tiene un impacto a largo plazo. Para avanzar en la implementación de cualquiera de las otras herramientas de Lean Manufacturing es necesario que en la organización exista una alto grado de disciplina. La implementación de las 5S puede ser uno de los primeros pasos del cambio hacia mejora continua.

El principio de las 5’s puede ser utilizado para romper con los viejos procedimientos existentes e implantar una cultura nueva a efectos de incluir el mantenimiento del orden, la limpieza e higiene y la seguridad como un factor esencial dentro del proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales de la organización. 

Es por esto que es de suma importancia la aplicación de la estrategia de las 5 S´s, no se trata de una moda sino de un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación que mejora nuestra organización.

El Kaizen es hoy una palabra muy relevante en varios idiomas, ya que se trata de la filosofía asociada al sistema de producción Toyota, empresa fabricante de vehículos de origen japonés. “¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!” es la base de la milenaria filosofía Kaizen, y su significado es que siempre es posible hacer mejor las cosas. En la cultura japonesa está implantado el concepto de que ningún día debe pasar sin una cierta mejora. Durante los años 50 del siglo pasado, en Japón, la ocupación de las fuerzas militares estadounidenses trajo consigo expertos en métodos estadísticos de Control de calidad de procesos que estaban familiarizados con los programas de entrenamiento denominados TWI (Training Within Industry) cuyo propósito era proveer servicios de consultoría a las industrias relacionadas con la Guerra.

Los programas TWI durante la posguerra se convirtieron en instrucción a la industria civil japonesa, en lo referente a métodos de trabajo (control estadístico de procesos). Estos conocimientos metodológicos los impartieron W. Edwards Deming y Joseph M. Juran; y fueron muy fácilmente asimilados por los japoneses. Es así como se encontraron la inteligencia emocional de los orientales (la milenaria filosofía de superación), y la inteligencia racional de los occidentales y dieron lugar a lo que ahora se conoce como la estrategia de mejora de la calidad Kaizen. La aplicación de esta estrategia a su industria llevó al país a estar entre las principales economías del mundo. Este concepto filosófico, elemento del acervo cultural del Japón, se lo lleva a la práctica y no sólo tiene por objeto que tanto la compañía como las personas que trabajan en ella se encuentren bien hoy, sino que la empresa es impulsada con herramientas organizativas para buscar siempre mejores resultados.

Partiendo del principio de que el tiempo es el mejor indicador aislado de competitividad, actúa en grado óptimo al reconocer y eliminar desperdicios en la empresa, sea en procesos productivos ya existentes o en fase de proyecto, de productos nuevos, del mantenimiento de máquinas o incluso de procedimientos administrativos. Su metodología trae consigo resultados concretos, tanto cualitativos como cuantitativos, en un lapso relativamente corto y a un bajo costo (por lo tanto, aumenta el beneficio) apoyado en la sinergiaque genera el trabajo en equipo de la estructura formada para alcanzar las metas establecidas por la dirección de la compañía. Fue Kaoru Ishikawa el que retomo este concepto para definir como la mejora continua o Kaizen , se puede aplicar a los procesos , siempre y cuando se conozcan todas las variables del proceso .

Etimología: Los caracteres originales para esta palabra son 改善 (pronunciado kaizen en japonés; gǎishàn en chino), donde:

• 改 (かい)(kai en japonés, gǎi en chino) significa ‘cambio’ o ‘la acción de enmendar’.
• 善 (せん)(zen en japonés, shàn en chino) significa ‘bueno’ o ‘beneficioso’.

‘Beneficioso’ está más relacionado con el Taoísmo o con la filosofía budista, que da la definición de un beneficio común, de la sociedad y no de intereses individuales (p.e. mejora multilateral). En otras palabras, una persona no se puede beneficiar a expensas de otra. El beneficio que concierne a este concepto debe ser sustentable (para siempre), Zen o Shan es un término que refleja un acto realmente altruista, que beneficie a otros.